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logiciel :

AppleWorks

version(s) :

4.0 - 5.0 - 6.x

environnement(s) :

traitement de texte

niveau(x) :

intermédiaire

mis à jour le :

02.12.01


Créer un index avec AppleWorks


AppleWorks est un logiciel flexible et puissant. Mais malgré ses qualités, un programme intégré tel qu'AppleWorks ne peut pas offrir toutes les fonctionnalités proposées par des logiciels de traitement de texte, de base de données ou de tableur, comme Word, FileMaker Pro, ou Excel.

Cependant, AppleWorks vous fournit souvent les outils nécessaires pour contourner ses limitations, afin d'atteindre des objectifs initialement non prévus par ses auteurs. Les limites ? Votre imagination, et nous allons vous aider à en avoir...

L'indexation des sujets principaux d'un document s'impose dès lors que l'on souhaite retrouver aisément un thème dans un texte volumineux. Mais AppleWorks ne livre aucun outil pour indexer du texte. C'est pourquoi nous vous proposons ici une méthode qui fait appel au dictionnaire personnel d'AppleWorks afin de préparer l'indexation d'un document.

Cet article décrit la procédure à suivre étape par étape pour créer un index tel que celui de l'écran ci-dessous. Nous considérons que vous utilisez AppleWorks 6.0, mais ce système fonctionne aussi avec des versions antérieures d'AppleWorks, à quelques variations d'interface près.

Plan de travail

La création d'un index va se dérouler suivant un processus de sept étapes :

1. Finaliser la mise en page du document.
2. Créer un nouveau dictionnaire utilisateur.
3. Marquer les mots à indexer.
4. Lancer une vérification orthographique pour ajouter les mots à indexer dans ce dictionnaire utilisateur.
5. Exporter le dictionnaire dans un document de traitement de texte.
6. Mettre en forme l'index.
7. Remettre en place votre dictionnaire utilisateur original.

1. Finaliser la mise en page du document

Procédez d'abord aux dernières vérifications et à l'enregistrement d'une copie.

1. Démarrez AppleWorks et ouvrez le document de traitement de texte que vous souhaitez indexer.

2. Faites une ultime vérification orthographique et les derniers réglages de mise en page de votre document. En effet, votre index indiquera les numéros des pages dans lesquelles apparaît chaque mot indexé. L'emplacement des mots ne doit donc absolument pas varier ultérieurement, au risque que l'un d'eux change de page après l'indexation. De la même façon, fixez également les dimensions de vos marges d'une part, et le format de page via Format d'impression.

3. Enregistrez ces modifications.

4. Utilisez la commande Enregistrer sous du menu Fichier pour travailler maintenant sur une copie de votre document, que vous renommez. Cette précaution préserve votre texte original de tout incident ultérieur lors des manipulations que vous allez entreprendre.

2. Créer un nouveau dictionnaire utilisateur

Vous allez maintenant créer un nouveau dictionnaire utilisateur (appelé "dictionnaire personnel" à partir d'AppleWorks 6) temporaire pour y stocker les mots destinés à votre index. Appliquez les instructions suivantes :

5. Déroulez le menu Edit. et choisissez Sélectionner des dictionnaires du sous-menu Orthographe. L'étape suivante dépend de votre environnement, Macintosh ou PC sous Windows :

6A. Pour Macintosh : cliquez sur Dictionnaire personnel puis sur le bouton Nouveau pour créer un nouveau dictionnaire utilisateur. Nommez ce dictionnaire Index, puis cliquez sur le bouton Bureau et sur le bouton Enregistrer. AppleWorks utilise désormais ce nouveau dictionnaire.

[Note : 1. AppleWorks ne permet l'utilisation simultanée que d'un seul dictionnaire utilisateur en plus du dictionnaire principal, non modifiable. 2. Les dictionnaires d'AppleWorks sont habituellement stockés dans le dossier Claris du dossier système jusqu'à AppleWorks 5, et pour AppleWorks 6 sur Mac OS Classic, dans le dossier de l'application AppleWorks 6, sous-dossier Généralités. C'est une convention pratique et non une obligation technique, et vous pouvez en fait enregistrer un dictionnaire à n'importe quel emplacement dans votre disque dur.]

6B. Pour Windows : déplacez-vous au sein de votre disque et sélectionnez le bureau. Saisissez le nom index.usp dans la zone Nom de Fichier et cliquez sur le bouton Créer. Sélectionnez ensuite le fichier d'index nouvellement créé dans la liste des fichiers et cliquez sur Ouvrir. AppleWorks va faire de ce nouveau dictionnaire votre dictionnaire utilisateur courant.

3. Marquer les mots à indexer

Vous allez maintenant marquer les mots que vous voulez inclure dans votre index. Appliquez les instructions suivantes :

7. Parcourez le document et tapez la lettre x devant chacun des mots que vous souhaitez indexer : ordinateur devient xordinateur. Marquez ainsi tous les mots que vous voulez référencer : ordinateur en page 2, mais aussi ordinateur en page 15. Vous pouvez pour cela utiliser la commande Rechercher/Remplacer dans le menu Edit. afin de localiser et remplacer rapidement plusieurs occurrences d'un même mot par son équivalent précédé de la lettre x. Soyez prudent cependant avec cette méthode systématique : vous devez limiter votre index seulement aux mots significatifs dans le contexte précis de votre texte, et non retenir toutes les occurrences de ce mot dans l'ensemble de votre document.

Il s'agit certainement de l'étape la plus longue et la plus fastidieuse. Mais ce marquage des mots est incontournable lorsqu'on indexe un document, avec AppleWorks ou un tout autre programme.

4. Ajouter des mots dans le dictionnaire

Vous allez maintenant ajouter les mots marqués dans le nouveau dictionnaire utilisateur que vous avez créé. Appliquez les instructions suivantes :

8. Choisissez Vérifier le document dans le sous-menu Orthographe du menu Edit. (ou tapez Commande-=) pour lancer la vérification orthographique. Il ne s'agit plus maintenant de vérifier réellement l'orthographe de votre texte, ce que vous avez fait lors de la première étape. Vous allez utiliser la vérification orthographique et le nouveau dictionnaire utilisateur pour créer votre index.

9. Lorsque le vérificateur d'orthographe s'arrête sur un mot précédé de la lettre x, supprimez cette dernière. Regardez en bas et à gauche de la fenêtre de votre document, sur la droite des cases de zoom, le numéro de la page courante. Dans la zone Mot, tapez ce numéro de page juste après le mot que vous venez de débarrasser de son préfixe x. Attention, saisissez le numéro de la page sur trois chiffres, en ajoutant des zéros si le numéro de la page est inférieur à 100 (entrez par exemple ordinateur012). Cela sera bien utile pour les documents de plus de 100 pages...

Cliquez ensuite sur le bouton Garder. AppleWorks va ajouter le mot dans le dictionnaire utilisateur Index. Référez-vous à l'écran ci-dessous pour vous guider au long de cette procédure :

Au cours de cette étape, AppleWorks peut vous indiquer que le mot existe déjà dans le dictionnaire. Cela signifie que vous avez déjà saisi une occurrence du même mot dans la même page. En effet, si le mot n'est pas dans la même page, il sera considéré comme différent puisque les trois chiffres de suffixe, indiquant le numéro de la page, seront différents. Dans ce cas, cliquez simplement sur Passer (ou Ignorer suivant votre version d'AppleWorks) et passez au prochain mot.

Continuez ainsi à vérifier l'intégralité de votre document pour ajouter tous les mots marqués dans votre dictionnaire utilisateur. Attention, n'ajoutez surtout aucun autre mot dans ce dictionnaire un peu particulier, dont l'utilisation est limitée à la création de cet index précisément.

Si vous préparez cet index pour un livre ou un document volumineux divisé en plusieurs fichiers de traitement de texte, utilisez l'option Foliotage dans Document du menu Format. Votre premier fichier comportait 26 pages, et vous allez maintenant indexer un second fichier de 31 pages. Ouvrez votre fichier contenant le texte de 31 pages, et dans la zone Première page (ou Début page suivant votre version d'AppleWorks) de Foliotage, remplacez 1 par 27. Vous assurez ainsi la cohérence de votre index avec le document final assemblé.

5. Exporter la liste des mots

Vous allez maintenant exporter le dictionnaire utilisateur dans un document de traitement de texte qui deviendra, après quelques manipulations, votre index final. Appliquez les instructions suivantes, en fonction de votre environnement :

10A. Macintosh : choisissez Dictionnaire utilisateur (ou Modifier le dictionnaire personnel, suivant votre version d'AppleWorks) dans Orthographe du menu Edit., puis cliquez sur le triangle situé à côté de Fichier Texte pour dérouler les options d'import/export. Cliquez sur le bouton Exporter. Indiquez comme nom de dictionnaire index.txt afin de bien le distinguer de l'index original, cliquez sur le bouton Bureau, puis sur Enregistrer.

AppleWorks va exporter le dictionnaire utilisateur sous la forme d'un fichier texte. Une fois l'opération terminée, cliquez ensuite deux fois sur OK pour revenir dans votre document.

10B. Windows : choisissez Dictionnaire utilisateur depuis le sous-menu Orthographe du menu Edit. Cliquez sur le bouton Texte puis sur le bouton Exporter. Donnez le nom index.txt à votre fichier. Puis enregistrez votre fichier sur le bureau. AppleWorks va exporter le dictionnaire utilisateur sous la forme d'un fichier texte. Validez par OK.

11. Créez un nouveau document de traitement de texte, qui sera à terme votre index. Choisissez Importer du menu Fichier, et cherchez le fichier index.txt sur le bureau. Sélectionnez-le et cliquez ensuite sur le bouton Importer pour l'insérer dans votre document.

AppleWorks place automatiquement un caractère espace entre chaque mot de votre futur index (écran ci-dessus). Malgré les apparences, il ne reste plus que quelques étapes avant d'obtenir un véritable index complet, tel que vous en aviez rêvé. Sur PC-Windows, AppleWorks sépare chaque mot par un retour-chariot. Vous remarquerez que AppleWorks a automatiquement trié les mots dans l'ordre alphabétique.

6. Mettre en forme votre index

Vous allez maintenant formaliser votre index afin de le rendre exploitable. Si vous utilisez Windows, passez directement au point numéro 13, sinon, appliquez le point 12 suivant :

12. Macintosh : choisissez Rechercher/Remplacer dans le sous-menu Recherche/Remplacement du menu Edit. (ou tapez Commande-F). Tapez un caractère espace dans la zone de saisie Rechercher, et Commande-Retour Chariot (ou \p) dans la zone Remplacer par. Votre fenêtre doit être semblable à celle de l'écran ci-dessous. Cliquez alors sur le bouton Remplacer partout puis sur OK deux fois de suite. Cette opération transforme chaque caractère espace en retour-chariot, et chaque mot se retrouve ainsi sur sa propre ligne au sein de votre document de traitement de texte.

13. Placez votre curseur d'édition de texte au début de la première ligne, sélectionnez Tabulation du menu Format et appliquez les mêmes réglages que présentés dans l'écran ci-dessous :

14. Après avoir validé votre fenêtre de tabulation, choisissez Mémoriser la règle du menu Format (ou Format Règles Copier la règle), afin de stocker en mémoire la règle qui contient le taquet de tabulation que vous venez d'ajouter.

Vous allez maintenant enregistrer une macro qui va insérer une ligne de conduite entre chaque mot et le numéro de page que vous aviez saisi précédemment. Appliquez les instructions suivantes :

15. Choisissez Créer une macro dans le sous-menu Macros du menu Fichier (ou Majuscule-Commande-J). Choisissez le raccourci-clavier qui vous convient pour lancer cette macro directement au clavier (dans notre exemple, nous avons opté pour Commande-Option-a). Afin de ne pas perturber vos macros généralistes, cliquez sur le bouton Associer au document. Vérifiez que votre fenêtre est semblable à celle de l'écran ci-dessous, et cliquez sur Créer.

[Note : si vous faites une erreur maintenant ou au cours de l'enregistrement de votre macro, tapez à nouveau Majuscule-Commande-J pour stopper l'enregistrement. Puis retournez dans le menu Fichier, choisissez Macros, puis Modifier une macro, pour supprimer la macro erronée que vous venez de créer.]

16A. Macintosh : tapez la combinaison de touches Commande-Flèche Droite pour placer votre curseur directement à la fin de la ligne.

16B. Windows : tapez la combinaison de touches Contrôle-Flèche Droite pour placer votre curseur directement à la fin de la ligne.

17. Appuyez trois fois de suite sur la touche Flèche Gauche afin que le curseur d'édition de texte se place entre le mot indexé et le premier des trois chiffres indiquant le numéro de la page. Appuyez sur la touche Tabulation, puis sur la touche Flèche Bas. Enfin, tapez la combinaison de touches Majuscule-Commande-V (ou choisissez Appliquer la règle dans le menu Format) pour que l'emplacement de la tabulation soit reproduit sur la ligne suivante.

18. Choisissez Arrêter l'enregistrement dans Macros du menu Fichier (ou tapez Majuscule-Commande-J). Vous avez maintenant une macro enregistrée qui insère automatiquement une ligne de conduite entre chaque mot et son numéro de page.

19. Si le raccourci-clavier de votre macro est bien Commande-Option-a, tapez cette combinaison de touches pour provoquer l'exécution de cette macro, et vérifiez que tout fonctionne bien. Si c'est le cas, continuez cette action pour chaque ligne afin de mettre en forme votre index. À la fin de cette opération, votre document doit ressembler dans sa présentation à celui de l'écran ci-dessous :

Si votre macro ne fonctionne pas correctement, c'est que son enregistrement a un défaut. Déroulez le menu Fichier, choisissez le sous-menu Macros, puis Modifier une macro, et effacez votre macro défectueuse. Retournez enfin au point numéro 15 pour recréer une nouvelle macro.

Vous allez maintenant utiliser la commande Rechercher pour supprimer les chiffres zéro inutiles dans la numérotation de certaines pages. Le principe consiste à remplacer chaque combinaison de caractères Tabulation + chiffre zéro par le caractère Tabulation.

[Note : la frappe sur la touche Tabulation génère un caractère, même s'il est invisible, au même titre que le Retour-chariot, le saut de page ou le caractère espace. Pour visualiser les caractères invisibles de formatage, choisissez Afficher les caractères invisibles dans Préférences du menu Edit., ou tapez le raccourci-clavier Commande-$ ].

Appliquez les instructions suivantes :

20. Affichez la fenêtre de recherche en tapant le raccourci-clavier Commande-F. Dans la zone de saisie Rechercher, tapez les caractères \t, suivis du chiffre zéro.

[Note : la saisie d'un caractère spécial dans les zones de recherche n'est pas possible : l'appui sur la touche Tabulation seule provoquerait simplement le passage du curseur d'une zone de saisie à l'autre. Il est donc nécessaire de recourir à des combinaisons de caractères pour indiquer à AppleWorks de rechercher et/ou remplacer ces caractères spéciaux. Sur Macintosh, l'obtention du caractère \ (anti-slash) s'obtient en tapant la combinaison de touches Majuscule-Option-:, comme vous pouvez le constater avec l'accessoire Clavier du menu Pomme. Attention, dans cette combinaison, seule la touche slash associée au caractère deux-points (:) fonctionne ; celle du pavé numérique est inopérante.]

Dans la zone Remplacer par, tapez seulement \t. Votre fenêtre doit être semblable à celle de l'écran suivant :

21. Cliquez sur le bouton Remplacer partout, puis sur OK. AppleWorks va remplacer sur l'ensemble de l'index la combinaison tabulation-zéro par une tabulation simple.

22. Tapez à nouveau Commande-F, et répétez cette opération afin d'éliminer tous les chiffres zéros qui peuvent encore subsister.

Votre index est maintenant presque terminé, bravo ! Reste à regrouper les indications de pages des différents mots cités. Et aussi, pour une présentation dans les règles de l'art, il vous faut combiner les multiples occurrences d'un même mot. Par exemple, dans le cas où un même mot est indexé sur deux pages consécutives, votre index doit indiquer ordinateur...5, 7, 9-10 et non pas ordinateur…5, 7, 9, 10. Appliquez les instructions suivantes :

23. Recherchez manuellement tous les mots en multiples exemplaires présents dans votre index. Cette recherche est assez aisée puisque AppleWorks a préalablement trié tous les mots dans l'ordre alphabétique. Placez votre curseur d'édition de texte à la fin de la ligne de la première référence au mot.

Si la prochaine référence est sur une page consécutive, tapez un tiret et le numéro de la page (par exemple 5-6). Si la prochaine référence n'est pas sur une page consécutive, tapez une virgule, une espace et le numéro de la page. Dans les deux cas, supprimez ensuite la ou les ligne(s) suivante(s) dont vous venez d'intégrer les références.

24. Vérifiez votre index afin de vous assurer que toutes vos références sont correctes et claires. Attention, par exemple, aux mots composés dont seul le premier a été conservé. Il sera dans ce cas nécessaire d'ajouter le ou les autres mots manuellement (remplacez par exemple "Président" par "Président de la République").

25. Ajoutez un titre à votre index et procédez aux différents ajouts et modifications pour en parfaire la mise en page. N'oubliez pas d'enregistrer votre travail.

7. Retrouver votre environnement original

Ça y est, vous avez terminé votre index, félicitations ! C'est maintenant le moment de tout remettre en place dans AppleWorks pour pouvoir travailler à nouveau normalement avec vos dictionnaires. Appliquez les instructions suivantes :

26. Revenez dans le document que vous avez indexé et fermez-le sans l'enregistrer. Rappelez-vous, c'est dans ce document que vous avez marqué les mots à indexer en ajoutant le caractère x.

Vous allez maintenant revenir à votre véritable dictionnaire utilisateur :

27. Choisissez Installer le dictionnaire (ou Sélectionner des dictionnaires) dans Orthographe du menu Edit. Recherchez votre dictionnaire utilisateur (ou personnel) originel : pour ClarisWorks 4 et AppleWorks 5 : il est généralement placé dans le dossier Claris du dossier Système de votre disque dur ; pour AppleWorks 6 sur Mac OS Classic : il est placé dans le dossier de l'application AppleWorks 6, sous dossier Généralités (sur Windows, le dictionnaire utilisateur s'appelle User.usp, et il est généralement placé dans le répertoire Claris du répertoire Windows). Cliquez ensuite sur Sélectionner et sur OK (écran ci-dessous).

28. Quittez AppleWorks.

29. Glissez les fichiers devenus inutiles (le dictionnaire utilisateur temporaire Index et le fichier texte Index.txt) dans la corbeille.

Conclusion

Alors, impossible de créer un index avec AppleWorks ? C'est ce qu'on pourrait à priori déduire des fonctions proposées par ce logiciel intégré. Ce serait sous-estimer l'imagination, qui permet souvent de repousser bien des limites !

Ce que vous maîtrisez maintenant :

- créer un nouveau dictionnaire utilisateur avec la commande Installer le dictionnaire ou Sélectionner des dictionnaires

- vérifier l'orthographe d'un document en ajoutant de nouveaux mots dans le dictionnaire utilisateur avec le bouton Garder, et en laissant d'autres mots avec le bouton Passer ou Ignorer

- débuter la numérotation des pages d'un document à partir d'un nombre au choix, via l'option Foliotage de la fenêtre Document

- exporter la liste des mots du dictionnaire utilisateur courant dans un fichier au format texte

- importer un fichier au format texte dans un document de traitement de texte

- rechercher ou remplacer le caractère retour-chariot via la fenêtre de Recherche en saisissant son équivalent-clavier \p (ou Commande-Retour Chariot)

- ajouter une tabulation dans la règle en définissant ses réglages dans Tabulation du menu Format

- mémoriser tous les paramètres de la règle via Mémoriser la règle du menu Format

- créer une macro-commande pour automatiser un enchaînement d'opérations

- associer un raccourci-clavier à une macro pour la déclencher directement au clavier

- placer directement le curseur d'édition de texte à la fin de la ligne courante avec la combinaison de touches Commande-Flèche Droite

- appliquer au paragraphe courant les paramètres de la règle stockés précédemment avec Mémoriser la règle (ou Copier la règle)

- afficher les caractères invisibles via les Préférences ou directement avec le raccourci-clavier Commande-$

- saisir le caractère anti-slash (\) pour rechercher les tabulations dans le document

Cet article est basé sur un texte paru originellement dans AppleWorks Journal, copyright par AppleWorks Users Group International (AWUG). Publié avec l'autorisation de AWUG.


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