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logiciel :

AppleWorks

version(s) :

4.0 - 5.0 - 6.0

environnement(s) :

base de données

niveau(x) :

intermédiaire

mis à jour le :

23.01.01


Mise en page de modèles de bases de données : trucs et astuces


Voici une série de trucs et astuces pour vous rendre encore plus facile la création de modèles dans vos bases de données. Vous pouvez accéder directement aux différentes parties de cet article grâce aux liens suivants :

La grille invisible (ou magnétisme)

Activer les huit poignées d'ancrage

Choisissez le bon format d'impression

Le double affichage Utilisation/Modèle

Tout voir en réduisant l'échelle

Astuces pour modèles standards

Astuces pour modèles en colonnes

Astuces pour modèles étiquettes

La grille invisible (ou magnétisme)

AppleWorks peut contraindre les objets de vos modèles (textes, rubriques et images) à se placer sur une grille, plutôt que de permettre le déplacement point par point. Cette grille est invisible, mais les objets la prennent en compte. Lorsque vous passez en mode Modèle pour la première fois, la grille invisible est activée. Si ça n'est pas le cas ou si vous l'aviez déjà désactivée, choisissez Activer le magnétisme dans le menu Options. Lorsque vous déplacerez un objet, celui-ci s'alignera automatiquement sur la ligne horizontale et la ligne verticale les plus proches.

Une astuce consiste à faire appel à la grille invisible (ou magnétisme) avant de réarranger manuellement la mise en page de vos modèles. Cela vous permettra de partir sur une bonne base. N'oubliez pas que l'impression est beaucoup plus précise que l'affichage sur votre écran : un décalage de quelques points pourra ne pas être perceptible à l'écran, et afficher un décalage du plus mauvais effet une fois votre modèle imprimé avec vos précieuses données.

Activez d'abord le magnétisme si ce n'est déjà fait, puis choisissez Tout sélectionner du menu Édit. Cliquez sur un des objets et déplacez-le de quelques millimètres, juste de quoi obliger AppleWorks à redessiner l'emplacement de cet objet, ainsi que des autres objets qui sont tous sélectionnés. Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, AppleWorks réaligne automatiquement tous les objets du modèle sur la grille invisible.

Dès à présent, tous vos objets sont alignés avec la meilleure précision, tant verticalement qu'horizontalement. Vous pouvez maintenant désactiver le magnétisme, vous êtes assuré que les objets resteront alignés entre eux si vous les sélectionnez ensembles, par groupes.

Activer les huit poignées d'ancrage

Lorsque vous rétrécissez ou lorsque vous étirez une rubrique, faites attention à ne pas en modifier la hauteur. La hauteur des rubriques a été définie automatiquement par AppleWorks lorsque vous avez créé les rubriques, et une modification inopportune peut provoquer des effets peu esthétiques. Pour conserver la hauteur des rubriques, nous vous conseillons d'afficher les huit poignées d'ancrage plutôt que les quatre poignées de base (voir écran ci-dessous). En cliquant sur les poignées intermédiaires, vous gardez un contrôle total sur la largeur de la rubrique en étant assuré de ne pas toucher à sa hauteur.

Pour activer les huit poignées, déroulez le menu Édit. et choisissez Préférences. Dans le menu local en haut de l'écran, choisissez Dessin, et cliquez ensuite sur l'objet entouré de huit poignées dans la zone Sélection d'objet (écran ci-dessous), puis validez. Si vous souhaitez que AppleWorks affiche systématiquement huit poignées autour des objets sélectionnés, cliquez sur le bouton Défaut avant de cliquer sur OK.


Choisissez le bon format d'impression

Avant de créer un nouveau modèle, assurez-vous d'avoir sélectionné la bonne orientation de page. Par exemple, avant de commencer la création d'un modèle assez large destiné à s'imprimer avec une largeur supérieure à la hauteur de la page, déroulez le menu Fichier et choisissez Format d'impression, puis choisissez l'orientation en Paysage dans la fenêtre (la présentation de cette fenêtre diffère suivant votre imprimante et la version du pilote d'impression). Vérifiez au passage que le format de la page correspond au format de vos feuilles (généralement le format A4).

Si vous négligez cette étape, AppleWorks tentera d'insérer les différentes rubriques de votre modèle dans les limites actuelles de la page, et pourra provoquer des retours à la ligne inélégants et peu pratiques, ce qui vous obligera ensuite à refaire la mise en page manuellement. Cela est particulièrement important avec des modèles en colonnes, qui sont généralement larges et nécessitent une impression en mode Paysage.

Enfin, vérifiez bien le format d'impression avant chaque impression si vos modèles utilisent tantôt le format Portrait tantôt le format Paysage. Pour éviter d'oublier de changer de format d'impression, une astuce consiste à créer une macro qui, avec un seul équivalent-clavier (ou une touche de fonction), choisira le format d'impression voulu, sélectionnera le modèle désiré, et désignera la commande Imprimer du menu Fichier.

Le double affichage Utilisation/Modèle

Pour vous rendre compte facilement du résultat de la mise en page de vos modèles, vous pouvez afficher simultanément, dans deux fenêtres distinctes, votre base de données d'une part en mode Utilisation et d'autre part en mode Modèle (voir écran ci-dessous).

Pour mettre en place ce système de double visualisation, déroulez le menu Écran et choisissez Nouvelle fenêtre. Placez les deux fenêtres côte à côte manuellement, ou utilisez Juxtaposer les fenêtres du menu Écran, puis choisissez le mode Utilisation pour l'une, et Modèle pour l'autre : au fur et à mesure des modifications apportées dans le modèle, vous pouvez maintenant constater leurs effets directement en mode Utilisation, avec vos vraies données à l'intérieur. Pour sortir de cette double visualisation, fermez une des deux fenêtres. Notez que vous n'êtes pas limité à deux visualisations simultanées du même document, et vous pouvez très bien afficher trois visualisations ou plus encore.

Tout voir en réduisant l'échelle

Si votre modèle est affiché en mode Paysage, et à moins de possédez un grand écran, vous ne pourrez pas afficher toute la largeur de votre modèle. Utilisez alors le mode Loupe d'AppleWorks et réduisez à 67 % ou 75 % l'affichage, en déroulant le menu d'échelle en bas à gauche de la fenêtre. Notez que vous pouvez combiner la réduction d'affichage avec la double visualisation indiquée dans le point précédent : vous constaterez les changements précis sur une partie de votre modèle tout en conservant une vision globale de votre base de données. N'oubliez pas de revenir ensuite à l'affichage 100 %.

Astuces pour modèles standards

1. Commencez par supprimer les rubriques et les intitulés inutiles. Cela vous donnera plus d'espace et de facilité pour effectuer la mise en page de vos modèles.

2. Alignez les intitulés de vos modèles sur la droite. Ainsi, ils seront proches des rubriques elles-mêmes, et cela vous évitera des confusions si votre base de données contient beaucoup de rubriques. Pour aligner vos intitulés sur la droite en une seule opération, cliquez sur chacun d'eux en maintenant la touche Majuscule enfoncée, puis déroulez le menu Format et choisissez Alignement puis Cadrer à droite.

3. Pensez à sélectionner en même temps l'intitulé d'une rubrique et la rubrique lorsque vous souhaitez les déplacer. Cela vous permettra de les garder alignés verticalement, et de conserver une distance commune avec les autres rubriques. Pour une meilleure précision, déplacez-les point par point avec les touches fléchées du clavier plutôt que de les déplacer avec la souris. Vous pouvez aussi combiner les deux pour les déplacements importants, en utilisant la souris pour s'approcher de la zone choisie, puis de s'aider avec les flèches du clavier pour peaufiner la mise en page.

4. Sélectionnez les rubriques (vous pouvez, comme pour les intitulés dans le point 2 précédent, utiliser la touche Majuscule pour une sélection rapide) et choisissez Filet mince dans la palette de Traits, afin d'afficher un fin pourtour autour de chaque rubrique. Une fois en mode Utilisation, cela vous permettra de visualiser d'un simple coup d'œil l'emplacement de vos rubriques, y compris celles qui sont vides.

Astuces pour modèles en colonnes

1. Limitez le nombre de colonnes strictement à celles qui vous sont utiles. Si le nombre de colonnes est trop important pour la largeur de la page, AppleWorks ajoutera une deuxième ligne, et produira un modèle totalement inexploitable.

2. Évitez d'utiliser la souris pour déplacer les rubriques et leurs en-têtes dans un modèle en colonnes. À la place, enfoncez la touche Majuscule et cliquez successivement sur la rubrique et son intitulé. Relâchez la touche Majuscule, et déplacez votre sélection à gauche ou à droite avec les touches fléchées correspondantes. Avec cette méthode, vous êtes certain de conserver la même distance entre la rubrique et son intitulé. De plus, les intitulés et les rubriques resteront strictement alignés verticalement, l'inverse étant du plus mauvais effet une fois revenu en mode Utilisation.

3. Après avoir créé un nouveau modèle en colonnes, assurez-vous qu'il ne comporte qu'une seule ligne de rubriques. Si cela n'est pas le cas, vous devez effectuer des modifications pour que toutes vos rubriques soient placées sur la même rangée :

(a) Sur la première rangée, réduisez la largeur des rubriques et de leurs intitulés pour gagner de la place. Aidez-vous de la double visualisation pour éviter de couper l'affichage des rubriques les plus longues.

(b) Déplacez le contenu de la deuxième rangée (intitulés et rubriques) à droite de la première rangée.

(c) Remontez la zone En-tête qui est maintenant devenue inutilement trop haute, afin qu'elle soit placée juste en dessous des intitulés de rubriques.

(d) Effectuez la même opération avec la zone Corps pour placer sa délimitation juste en dessous des rubriques.

4. La position de la zone Corps va déterminer l'espacement vertical entre chaque rangée de données (c'est-à-dire entre chaque fiche en mode colonnes). Plus la zone Corps est réduite, plus vos rangées seront proches, et plus vous pourrez afficher et imprimer d'informations sur une même page.

5. Si vous souhaitez ajouter des lignes de séparation verticales entre chaque rubrique, placez-les dans la zone Corps, et faites en sorte qu'elles soient aussi hautes que la zone Corps pour éviter un effet de lignes pointillées.

Astuces pour modèles étiquettes

1. N'hésitez pas à faire passer AppleWorks en mode loupe, avec un grossissement à 200 %. La plupart des formats d'étiquettes pourront s'afficher en entier sur votre écran à cette taille élargie. Le mode Loupe vous permettra de travailler avec une grande précision pour positionner les rubriques au sein de l'étiquette.

2. Conservez impérativement toutes les rubriques à l'intérieur des limites de l'étiquette affichées par AppleWorks (écran ci-dessous). Tout objet (rubrique, texte, image...) placé en dehors de cette zone ne sera pas imprimé.

3. Pour éviter de gaspiller des étiquettes, imprimez vos essais sur une feuille A4 standard, et superposez votre feuille sur la planche d'étiquettes : vous verrez facilement si vos réglages sont corrects ou non pour les dimensions et les marges de votre planche d'étiquettes. Soyez patient, il est souvent nécessaire d'effectuer quelques essais successifs avant de découvrir le réglage parfait !

Cet article est basé sur un texte paru originellement dans AppleWorks Journal, copyright par AppleWorks Users Group International (AWUG). Publié avec l'autorisation de AWUG.

voir aussi :

Créez de nouveaux modèles dans vos bases de données


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