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logiciel :

AppleWorks

version(s) :

4.0 - 5.0 - 6.0

environnement(s) :

base de données

niveau(x) :

intermédiaire

mis à jour le :

23.01.01


Créez de nouveaux modèles dans vos bases de données


L'environnement de base de données d'AppleWorks vous permet de stocker et d'afficher des noms et des adresses, de gérer l'inventaire de votre magasin, de conserver une trace de vos collections, d'enregistrer tous vos frais pour les déduire de vos impôts, et plus généralement de garder toutes les informations autrefois écrites sur des fiches bristol.

Dans cet article, vous allez mettre en pratique cinq possibilités d'affichage de vos informations dans une base de données AppleWorks. Cet article n'est pas destiné à vous guider pas à pas, mais nous vous invitons néanmoins à le suivre assis face à votre écran, en appliquant nos conseils sur l'une de vos bases de données (sur une copie, bien sûr !) et en expérimentant au fur et à mesure.

Deux modes d'affichage

Par défaut, AppleWorks sait afficher vos données de deux manières différentes. Le premier mode s'appelle le mode Utilisation, et le deuxième le mode Tableau. Regardez les deux écrans ci-dessous, illustrés par une base de données d'articles, pour constater la différence entre ces deux modes d'affichage.

Pour passer d'un mode à l'autre, il suffit de dérouler le menu Sélection et de choisir le mode d'affichage désiré (écran ci-dessous). L'affichage est légèrement différent avec la version 6 d'AppleWorks.

Le mode Tableau

Comme vous pouvez le constater dans le deuxième écran ci-dessus, le mode Tableau affiche les informations de votre base de données comme dans une feuille de calcul, chaque ligne représentant une fiche, et chaque colonne une rubrique. À noter que ce mode d'affichage de la base de données est apparu à partir de la version 4.0 de ClarisWorks, les versions précédentes n'en disposent pas. Pour modifier la largeur d'une colonne ou sa position, cliquez sur l'en-tête de la colonne visée. Vous avez maintenant plusieurs possibilités :

1. Modifiez la largeur de la colonne en plaçant votre curseur sur le bord droit de la colonne, juste à côté de son en-tête : le curseur change de forme, et en cliquant vous pouvez élargir ou réduire la taille de la colonne.

2. Cliquez sur l'en-tête de la colonne et glissez-la à gauche ou à droite pour déplacer la colonne par rapport aux autres. C'est très facile et très pratique pour réarranger l'ordre de vos rubriques en quelques clics bien placés.

3. Modifiez la présentation de la colonne (police, corps, style...). Pour cela, faites un double-clic sur l'en-tête de la colonne et cliquez dans les cases adéquates.

Si la colonne correspond à une rubrique de type Date, vous pourrez également choisir le format d'affichage de la date ou de l'heure en double-cliquant sur le nom de la colonne.

Vous pouvez également modifier la hauteur d'une ligne ou de toutes les lignes de votre tableau. Pour changer uniquement la hauteur d'une seule ligne, placez votre curseur juste en dessous de la ligne concernée, à l'extrême gauche, pour que votre curseur adopte la forme d'un curseur à deux flèches verticales. Cliquez et diminuez ou agrandissez la hauteur de la ligne (écran ci-dessous).

Pour effectuer une modification similaire sur toutes les lignes, faites préalablement Tout sélectionner du menu Edit., et répétez l'opération précédente en plaçant votre curseur sur le bord de n'importe quelle ligne : comme elles sont toutes sélectionnées, ce que vous ferez pour l'une s'appliquera aussi à toutes les autres. Ensuite, pour sortir de la sélection, cliquez dans n'importe quelle rubrique.

Comme vous l'avez vu, il est excessivement facile de modifier l'affichage de votre base de données en mode Tableau. N'hésitez pas à tester ces manipulations sur une copie d'une de vos bases de données, ou sur l'une des bases de données d'exemple livrées avec AppleWorks !

Le mode Utilisation

Le mode Utilisation est l'affichage utilisé par défaut par AppleWorks, lorsque vous créez une base de données. Il existe dans toutes les versions d'AppleWorks, et offre une beaucoup plus grande souplesse que le mode Tableau. Néanmoins, cette souplesse peut quelquefois se payer par une plus grande complexité. La palette d'affichage du mode Utilisation est plus complète, car elle offre en plus quatre approches différentes : Standard, Vierge, Colonnes et Étiquettes. Dans le premier écran, la base de données utilise un modèle Standard. L'écran ci-dessous affiche les mêmes données avec un modèle de type Colonnes :

Et l'écran ci-dessous représente les mêmes informations, cette fois mises en page avec un modèle de type Étiquettes. Dans cet écran, nous avons ajouté le dessin de l'étiquette pour rendre l'exemple plus clair ; si vous créez un modèle similaire, AppleWorks n'ajoutera pas le pourtour de l'étiquette et ne l'imprimera pas non plus.

Pour configurer l'affichage en mode Utilisation à vos besoins et à votre goût, vous devrez passer en mode Modèle pour définir l'emplacement des différentes rubriques, choisir la présentation des rubriques, ajouter du texte fixe ou des graphiques, bref, personnaliser la présentation de votre base de données. Le mode Modèle (voir écran ci-dessous) est destiné à modifier la présentation de vos informations telles que vous les visualiserez ensuite en mode Utilisation.

Les changements effectués en mode Modèle n'ont aucune incidence sur la présentation en mode Tableau. Pour créer un modèle, vous passerez par quatre étapes successives :

1. Choisir le type de modèle à créer (Standard, Vierge, Colonnes ou Étiquettes) ;

2. Indiquer les rubriques à ajouter (modèles Colonnes et Étiquettes), ajouter les rubriques par Insérer une rubrique du menu Sélection (modèle Vierge), ou supprimer éventuellement les rubriques inutiles (modèle Standard) ;

3. Procéder à la mise en page de votre modèle, en déplaçant les rubriques, en supprimant le cas échéant le nom de certaines rubriques implicites ;

4. Ajouter des éléments textuels et/ou graphiques qui apparaîtront dans chaque fiche (par exemple l'intitulé de la base de données, des filets de séparation ou encore le logo de votre entreprise).

Examinons ensemble la création de modèles au fur et à mesure de ces quatre étapes.

Étape 1 : Définir le type de modèle

Comme nous l'avons mentionné précédemment, AppleWorks propose quatre types de modèles pour le mode Utilisation : Standard, Vierge, Colonnes et Étiquettes. Vous allez définir ce format après avoir choisi Nouveau modèle du menu Sélection, et en cliquant sur le bouton idoine (écran ci-dessous). Le modèle de type Réplique n'appelle pas de commentaire complémentaire, puisque ce choix créera un nouveau modèle exactement similaire au modèle en cours d'utilisation.

Étape 2 : Choisir les rubriques pour ce modèle

Après avoir choisi le type de modèle à utiliser, c'est le moment de définir quelles rubriques vont apparaître dans votre nouveau modèle en cours de création. La procédure diffère d'un type de modèle à l'autre.

Modèle Standard : avec ce modèle, AppleWorks affiche automatiquement toutes les rubriques de la base de données, en précédant chaque rubrique de son nom. Si vous avez besoin de toutes les rubriques telles qu'elles sont affichées, conservez le modèle. Sinon, vous allez pouvoir supprimer les intitulés et/ou les rubriques non nécessaires dans ce modèle. Pour cela, déroulez le menu Sélection et choisissez Modèle. Cliquez sur l'élément à supprimer (intitulé ou rubrique), et appuyez sur la touche Effacement arrière. Répétez cette opération pour chaque élément à supprimer.

Modèle Vierge : AppleWorks créé ici un modèle où tout reste à faire : ajout de rubriques, d'intitulés, de graphiques additionnels, etc. Pour ajouter une rubrique, déroulez le menu Sélection et choisissez Insérer une rubrique. Si la fenêtre qui s'affiche est vide, c'est que toutes vos rubriques ont déjà été insérées (vous ne pouvez pas faire figurer une rubrique plus d'une fois dans un même modèle).

Modèles en Colonnes et Étiquettes : lorsque vous créez un modèle en colonnes ou un modèle d'étiquettes, AppleWorks affiche une fenêtre pour vous demander de lui indiquer quelles sont les rubriques à utiliser dans ce modèle (écran ci-dessous).

Cette fenêtre s'utilise très simplement : cliquez sur la première rubrique à ajouter dans le modèle, puis cliquez sur le bouton Déplacer. Répétez ensuite la même opération pour les différentes rubriques à insérer dans ce modèle. Pour terminer et valider le modèle ainsi créé, cliquez sur OK, et AppleWorks vous affiche votre modèle personnalisé !

Étape 3 : Modifier vos rubriques

Il est très facile de modifier l'apparence et l'emplacement de vos rubriques avec AppleWorks. Passez en mode Modèle par le menu Sélection. Cliquez ensuite sur une rubrique et/ou un intitulé de rubrique et déplacez-le où vous le voulez. Nous vous conseillons de lire l'article Mise en page de modèles : Trucs et astuces, où vous trouverez trucs, astuces et méthodes pour une mise en forme rapide et efficace de vos modèles.

Étape 4 : Ajouter des textes et des graphiques

Enfin, vous allez pouvoir utiliser les outils d'édition de texte et de graphiques pour enrichir la présentation de vos modèles. Pour ajouter du texte, passez en mode Modèle par le menu Sélection. Sélectionnez ensuite l'outil Texte dans la zone des outils et tracez un rectangle de texte pour saisir vos caractères, exactement comme si vous travailliez dans l'environnement Dessin vectoriel. Saisissez votre texte à votre guise, et mettez-le en forme : police, corps, style, alignement... Lorsque vous avez terminé, choisissez le curseur-flèche dans la zone des outils et cliquez une fois sur votre texte : les poignées de sélection deviennent visibles, et vous pouvez maintenant modifier à la fois l'emplacement du bloc de texte et ses dimensions.

Si vous placez du texte et/ou des images dans l'en-tête ou dans le pied de page (voir Insérer un élément de page du menu Sélection), celui-ci apparaîtra seulement dans l'en-tête ou dans le pied de page de votre base de données, une fois revenu en mode Utilisation. Attention, choisissez Prévisualiser du menu Écran pour rendre visibles l'en-tête et le pied de page. Si vous placez du texte ou des images dans le corps même des fiches, ils apparaîtront dans chaque fiche, systématiquement. Rappelez-vous qu'un élément inséré en mode Modèle n'est pas modifiable en mode Utilisation, et qu'il sera obligatoirement identique dans toutes les fiches de votre modèle.

Pour tracer une délimitation entre chaque fiche, choisissez l'outil Trait dans la zone des outils. Enfoncez la touche Majuscule (et non pas la touche Verrouillage Majuscule) et tracez une ligne horizontale de gauche à droite, juste au-dessus de la zone Corps. Si la ligne n'est pas bien placée, remontez-la ou descendez-la point par point à l'aide des touches Flèche Haute et Flèche Bas du clavier.

Lorsque vous avez terminé, retournez en mode Utilisation par le menu Sélection, et n'oubliez pas d'enregistrer au fur et à mesure de vos essais !

Conclusion

Un des points forts d'AppleWorks est sa capacité à pouvoir gérer de multiples modèles pour une base de données. Vous pouvez ainsi présenter les mêmes informations d'une manière optimale, pour la saisie, pour la visualisation et pour l'impression, suivant vos besoins précis : affichage de toutes les rubriques fiche par fiche, affichage d'une sélection de rubriques essentielles en liste, visualisation compacte en mode Tableau, impression de certaines rubriques pour vos enveloppes, impression d'autres rubriques comme carnet d'adresses, les possibilités n'ont que votre imagination comme limite !

Mais mieux encore : au-delà d'un simple aspect utilitaire, tous les outils de mise en page et d'enrichissements typographiques et graphiques sont disponibles pour créer et modifier vos modèles.

Vous allez pouvoir non seulement créer des modèles avec toutes les informations nécessaires et seulement les informations nécessaires, mais aussi présenter agréablement le contenu de vos bases de données afin de les rendre attractives et vivantes !

Cet article est basé sur un texte paru originellement dans AppleWorks Journal, copyright par AppleWorks Users Group International (AWUG). Publié avec l'autorisation de AWUG.

voir aussi :

Mise en page de modèles : Trucs et astuces


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