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mis à jour le :

15.01.01


Comment utiliser les blocs dans les différents environnements d'AppleWorks


Les blocs sont des outils très puissants, car ils vous permettent d'intégrer dans un seul et même document des éléments créés avec les différents modules d'AppleWorks.

Vous avez déjà certainement mis en œuvre des blocs au sein de vos documents, mais voici quelques astuces très pratiques et redoutablement puissantes. Elles couvrent l'utilisation des blocs textes et des blocs tableur dans vos documents.

Des blocs de texte pour des mailings

L'outil fusion d'AppleWorks rend facile l'inclusion d'informations extraites d'une base de données dans un document de traitement de texte. Son utilisation la plus fréquente consiste à insérer les noms et les coordonnées de contacts stockés dans une base de données, avec une lettre-type créée dans le traitement de texte.

Mais saviez-vous que vous pouviez utiliser la fonction de fusion d'AppleWorks avec d'autres types de documents ? L'astuce consiste à créer un bloc de texte, qui vous laissera ensuite la possibilité de fusionner des informations dans un tableur ou dans un document de dessin.

La commande Fusion d'AppleWorks, accessible via le menu Fichier, est disponible uniquement en mode traitement de texte. Mais ajouter un bloc de texte dans n'importe quel autre environnement (à l'exception des environnements Base de Données et Communication) vous donne un accès total à toutes les commandes et menus du traitement de texte, y compris la commande de fusion.

Voici plusieurs idées pratiques d'utilisation de la fusion dans divers documents grâce aux blocs de texte :

Avec une lettre d'information

Vous avez créé une lettre d'information dans l'environnement de dessin vectoriel, et vous aimeriez utiliser cette lettre d'information comme porte-adresse. Cela signifie que vous voulez imprimer les noms et adresses de chaque destinataire sur la lettre d'information elle-même, sans avoir à ajouter de document supplémentaire ou d'étiquette. Rien de plus simple !

Dessinez, directement dans votre document dessin vectoriel, un bloc de texte, en traçant un rectangle avec l'outil Texte, suffisamment grand pour contenir le nom et l'adresse de chaque destinataire. Puis sélectionnez la commande Fusion du menu Fichier, et placez dans ce bloc texte les différentes rubriques de fusion (écran ci-dessous).

Lorsque vous allez lancer l'impression à partir de la palette Fusion, AppleWorks va imprimer sur chaque document le nom et l'adresse de vos destinataires, directement sur la lettre d'information. Vous n'aurez plus qu'à la glisser dans une enveloppe à fenêtre, et le tour sera joué ! Si vous rencontrez des difficultés à tracer le bloc texte, maintenez la touche Option enfoncée lorsque vous tracez le bloc. Cela est indispensable lorsque vous créez un bloc de texte par-dessus un bloc de texte déjà existant.

Avec un tableur (feuille de calcul)

Imaginons que vous avez créé un document tableur (feuille de calcul). Vous voulez maintenant le distribuer au sein de votre entreprise ou de votre association, mais en personnalisant chaque exemplaire avec le nom du destinataire (et accessoirement ses coordonnées).

Pas de problème : ajoutez un bloc texte directement dans votre document tableur, comme dans l'exemple précédent. Lors de la fusion à l'impression, chaque document deviendra un exemplaire unique et personnalisé au nom de chaque destinataire (écran ci-dessous).

Des blocs de texte pour annoter un tableur

Vous pouvez également faire appel aux blocs de texte dans des documents tableur pour annoter des cellules. Par exemple, si certaines cellules de vos tableaux contiennent des informations qui nécessitent un commentaire, tracez juste à côté un bloc texte et saisissez vos commentaires dans ce nouveau bloc. Vous aurez ainsi plus de souplesse et de puissance pour mettre en forme votre note. Vous pourrez par exemple souligner certains mots, ou les passer en italique, alors qu'un texte tapé directement dans une cellule ne peut pas mélanger plusieurs styles de texte.

Votre commentaire sera plus visible si vous l'entourez d'un cadre pour le distinguer du reste de votre tableur. Suivez ces instructions pour lui ajouter ce cadre :

1. Saisissez votre texte.

2. Sélectionnez l'outil Pointeur-flèche et cliquez une fois sur le texte.

3. Déroulez en bas à gauche de la zone des outils la palette d'épaisseur de trait et de couleur de trait, et choisissez les réglages qui vous conviennent.

4. Enfin, utilisez les poignées du bloc texte pour donner une dimension adéquate au cadre.

Des blocs tableurs pour faire des tableaux

Même si l'on peut faire beaucoup de choses avec les tabulations, l'outil le plus efficace pour créer un tableau dans un document de traitement de texte reste assurément le tableur. La forme très structurée d'un tableur est idéale pour afficher des informations alignées. Tracez simplement le bloc tableur grâce à l'outil Tableur, directement dans votre document traitement de texte, et saisissez vos informations.

Vous pouvez réaliser cela manuellement, mais la façon la plus facile de créer un tel tableau consiste à faire appel à l'assistant Tableau d'AppleWorks. Suivez les indications ci-après :

1. Créez un nouveau document de traitement de texte.

2. Sélectionnez Assistants AppleWorks dans le menu Aide ou dans le menu " ? ".

3. Choisissez Tableau dans la liste des assistants proposés.

4. Répondez aux questions de l'assistant Tableau, qui va configurer pour vous un tableau au plus proche de vos besoins. L'image à gauche de la fenêtre vous donne un aperçu du résultat final au fur et à mesure de vos choix successifs.

Dès validation, AppleWorks ajoute un tableau à l'emplacement de votre curseur, suivant les réglages que vous venez d'effectuer.

Conclusion

Chaque module d'AppleWorks, pris individuellement, recèle déjà beaucoup de puissance et de souplesse. Mais c'est en intégrant ces différents modules à l'aide des blocs que vous exploiterez toutes les potentialités d'AppleWorks, en créant des documents modulaires adaptés à vos besoins. N'hésitez pas à explorer les multiples possibilités offertes par ces combinaisons lors de l'élaboration de vos documents !

Cet article est basé sur un texte paru originellement dans AppleWorks Journal, copyright par AppleWorks Users Group International (AWUG). Publié avec l'autorisation de AWUG.


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