Trier les fiches d'une base de données dans l'ordre alphabétique
et par catégories

Question

J'ai mis dans une base de données la liste des membres d'une association, subdivisée en trois parties : Conseil d'administration, Membres effectifs, Membres correspondants, chacune classée par ordre alphabétique.

Est-il possible d'insérer une nouvelle fiche entre deux existantes (exemple : insérer Duval entre Dupont et Englebert) sans recourir au tri alphabétique, car je désire conserver l'ordre alphabétique séparé dans chaque subdivision ?

Réponse

Il faut toujours considérer que l’ordre de présentation des fiches dans une base de données est relative : ne comptez pas vous appuyer sur l’ordre de saisie, car vous serez un jour ou l’autre bloqué dans la structure actuelle de votre base de données.

Pour éviter cela, vous devez créer une ou plusieurs rubriques vous permettant de classer vos fiches d’après des critères objectifs. Pour conserver l’ordre alphabétique des personnes de votre association, tout en les classant chacun suivant leur catégorie, il est nécessaire de créer une nouvelle rubrique Catégorie de type Liste ou Cercle d’options (le fonctionnement sera exactement le même, seule la présentation sera différente).

Ajoutez trois éléments : Conseil d’administration, Membres effectifs et Membres correspondants.

Saisissez vos nouvelles fiches en renseignant systématiquement la rubrique Catégorie, ou modifiez vos fiches si elles étaient préalablement créées. Dans tous les cas, peu importe l’ordre de saisie.

Pour retrouver votre base de données clairement présentée, déroulez le menu Options et choisissez Trier les fiches. Cliquez en premier sur la rubrique Catégorie et cliquez sur le bouton Déplacer ; ajoutez ensuite le ou les autres rubriques à trier, par exemple Nom, puis Prénom. Enfin, cliquez sur le bouton Trier.

Votre base de données est désormais triée par catégorie, et les fiches sont triées dans l’ordre alphabétique des noms au sein de chaque catégorie (écran ci-dessous).

Vous avez tout loisir d’ajouter de nouvelles fiches, un simple appel à la fonction Trier vous permettra de conserver en permanence une base de données ordonnée.

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